Por Eduardo Battistella – Arquiteto de Soluções da Decision IT
“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”
[Ajuste SINIEF 07/05, Cláusula décima]
Se você é emitente de NF-e então já cansou de ouvir que é obrigação da sua empresa manter o XML das NF-es de emissão própria bem como o XML das NF-es recebidas de terceiros. Nenhuma novidade.
Contudo, este procedimento está realmente sendo executado?
Com o intuito de tranquilizá-lo, ou alertá-lo, seguem alguns cenários e questionamentos que devem ser explorados, junto ao responsável pela gestão destes documentos eletrônicos na sua empresa.
- Temos os XMLs de mercadorias recebidas acompanhadas por DANFE, desde a data em que nos tornamos emissores de NF-e?
- A quantidade dos XMLs emitidos e recebidos é a mesma que foi escriturada na EFD Fiscal (ou no SINTEGRA)?
- Escolha uma NF-e qualquer, recebida há mais de 2 ou 3 anos, a partir de uma escrituração e solicite pela recuperação deste arquivo. Se você teve sorte, e conseguiu o XML, então escolha mais alguns de forma aleatória.
- Suponha que um agente do Fisco Estadual está na portaria da empresa e solicita uma relação de XMLs recebidos do CNPJ “x” para período de “a” a “b”. Qual a agilidade e garantia em recuperar estes arquivos? (Ele terá tempo de pedir para tomar um café?).
- Qual o seu grau de certeza de que armazenou, e está entregando, os XMLs no formato determinado pela legislação? (formato de distribuição da NF-e).
- Quantos dos casos comentados necessitaram de recuperação a partir de backups de informação? A recuperação, a partir da mídia de backup, foi rápida? Sem problemas? Necessitou envolvimento do TI da sua empresa?
Poderíamos nos estender por mais cenários bem como incluirmos outros modelos de documentos eletrônicos. Mas, acredito, a ideia principal foi passada: Quem não coloca a prova suas necessidades, quando precisar, pode ter uma surpresa desagradável.
Lamentavelmente, enquanto a obrigação de manter o XML ainda recair ao contribuinte, não há o que se fazer exceto munir-se de softwares e processos que garantam o atendimento da legislação e a tranquilidade fiscal para a empresa.