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A área fiscal e contábil das empresas é responsável por uma série de obrigações legais que requerem atividades diárias para a sua efetiva entrega. Os prazos são inegociáveis e os investimentos são limitados, fazendo com que a equipe esteja constantemente correndo contra o tempo. Nesse contexto, passa a ser essencial que os investimentos sejam assertivos e tragam retorno o mais breve o possível.
Motivos que fazem com que as empresas busquem apoio externo:
- Legislação extremamente detalhada
- Alta complexidade da operação
- Grande volume de informações
- Equipe reduzida
Há várias outras razões, mas a realidade é que a maioria das empresas não gosta de lidar com a parte fiscal e tributária do seu negócio, e os investimentos são geralmente priorizados para a atividade fim, ou seja, para a operação.
Assim, em determinadas situações as companhias acabam recorrendo às consultorias, isto é, profissionais da área fiscal que possuem conhecimento especializado e que podem auxiliar nas entregas fiscais com segurança para a sua companhia. A necessidade de consultoria especializada geralmente se justifica pela complexidade da operação e pelo seu volume.
O grande desafio dessa contratação está no custo. Sem capacidade de desenvolver o conhecimento interno em sua totalidade, os gestores terceirizam a função para empresas de consultoria. O resultado? Gastos muito acima do que seria realmente necessário, além da dificuldade em justificar esses valores para a diretoria.
Se destinar mais recursos internamente com a equipe ou contratar mais horas de uma consultoria não é possível, como entregar mais com menos sem perder qualidade?
A resposta está na utilização de tecnologia.
A consultoria é um braço muito importante para a entrega sem risco, mas sem a utilização de tecnologia, será um custo crescente e injustificável no longo prazo. Com a utilização da tecnologia rotinas poderão ser automatizadas, validações podem ser implementadas, processos poderão ser otimizados. Tudo se resume em empregar tecnologia para eficiência da área fiscal do seu negócio.
A robotização de processos já é uma realidade presente na área fiscal. Pense em quantas atividades repetitivas são desempenhadas pelo seu time que poderiam ser automatizadas com o auxílio de robôs?
Nem todas as demandas fiscais exigem pensamento analítico. Por outro lado, nem tudo pode ser robotizado, por isso a recomendação é tentar substituir as tarefas mais operacionais e repetitivas por robôs, enquanto que as que demandam maior análise técnica sejam executadas pelo seu time fiscal, em especial aquelas atividades que estão engavetadas por falta de tempo.
Outro aspecto positivo da robotização é a satisfação do seu time. Quando empregada corretamente, a robotização liberta o analista de tarefas e processos repetitivos, oportunizando que invista esse tempo em atividades que requeiram crítica, análise e melhoria.
Por fim, muitas vezes as atividades operacionais precisam ser executadas mais de uma vez em função de erros ou falhas. O retrabalho também representa custos – e muitas vezes ele passa despercebido pelos gestores. Quantas vezes você teve que gerar mais de uma vez um arquivo do SPED para então validá-lo novamente? Ou então gerar um relatório para conciliar, ou até mesmo solicitar novamente a execução de um processo no sistema?
O investimento no longo prazo com a utilização de robôs é muito menor do que manter os custos recorrentes com consultoria fiscal ou com um time executando rotinas operacionais e repetitivas. A redução não fica apenas no tamanho da conta final, pois os processos tornam-se mais produtivos, seguros e independentes. Isso significa também um impacto financeiro positivo, com a redução de risco e retrabalho. No final, as horas necessárias para a entrega das obrigações fiscais reduzem, além de evitar que multas e intimações ocorram por falhas nos processos da área fiscal.